Распознавание документов и автоматизация документооборота

Где уходит время

Почти всегда проблема не в самих документах, а в том, что между документом и учётной системой стоит человек с клавиатурой.

• Данные переносят руками: из накладной в 1С, из сметы в таблицу, из акта в отчёт.
• Сверка идёт выборочно. Проверить все позиции некому, поэтому смотрят первые несколько и те, что бросились в глаза.
• Расхождение находят поздно — когда объект закрыт, а поставщику уже заплатили.
• Один и тот же документ проходит через двоих: один завёл, другой перепроверил.
• Когда сотрудник в отпуске, стопка просто лежит.

Что делает система

Разбор документа — это не только распознавание текста. Текст умеют доставать давно; сложность в том, чтобы понять, что именно перед вами и как это ложится в ваш учёт.

• Читает документ целиком — PDF, скан, фотографию. Таблицы разбираются построчно, а не как картинка.
• Понимает, что это за документ и какие поля из него нужны: номер, дата, контрагент, позиции, количество, сумма.
• Сверяет с тем, что должно быть — со сметой, с заказом, с прошлыми поставками того же поставщика.
• Подсвечивает расхождения и считает сумму отклонения, чтобы было видно, о каких деньгах речь.
• Переносит данные в 1С, CRM или таблицы — без ручного ввода.
• Оставляет решение человеку. Система ничего не проводит сама: она готовит разбор, а подтверждает специалист.

Как это выглядит на реальном объекте

Строительная компания, смета заказчика на 180 позиций. Раньше инженер открывал её и сверял вручную — каждую строку с проектом и с прошлыми объектами.

Система разбирает документ, сводит факт поставки с планом и выдаёт список расхождений. В пилоте из 180 строк внимания потребовали семь. Остальные сто семьдесят три человек не открывал вообще.

Разбор этого внедрения целиком →

Чего мы не делаем

Это стоит сказать сразу, чтобы не тратить ваше время на созвоне.

• Мы не оператор ЭДО. Юридически значимый обмен документами между компаниями — это Диадок, СБИС, 1С-ЭДО. Мы их не заменяем и не конкурируем с ними.
• Мы не внедряем системы электронного документооборота вроде Directum или ELMA. Если вам нужно именно это — честно скажем на разборе.
• Мы не подписываем документы за вас и не проводим их в учёте автоматически.

Наша часть начинается там, где документ уже пришёл и его нужно прочитать, проверить и положить в систему. Если у вас уже есть ЭДО, мы работаем рядом с ним, а не вместо него.

Сколько стоит

• Разбор входящих документов одного типа — от 90 000 ₽. Накладные или счета, с переносом данных в вашу систему.
• Разбор со сверкой — от 120 000 ₽. Когда документ нужно не просто прочитать, а сопоставить со сметой, заказом или прошлыми поставками.
• Сопровождение — от 25 000 ₽ в месяц: следим за качеством разбора, добавляем новые типы документов и форматы поставщиков.

Точная цифра — после разбора: она зависит от того, сколько у вас типов документов, насколько они разные у разных поставщиков и с какой системой нужно связаться. До старта фиксируем объём, срок, стоимость и критерии приёмки. Сорвали срок или показатель — возвращаем оплату этапа.

Частые вопросы